Le module Exports (menu « Exports », /exports/) permet de télécharger les données de votre club ou vos propres données, d'enregistrer des exports personnalisés, de les assembler en classeurs et de les envoyer par e-mail à intervalle régulier. Il demande le module Exports activé et la permission de consulter les exports.
Ce que l'on peut exporter
Les jeux de données disponibles sont : membres, réservations, vols réalisés, carnet de vol, flotte, encaissements, débits, factures du club, travaux d'atelier, anomalies, vols découverte, progression, maintien de compétences, qualifications du club, certificats médicaux, licences et qualifications.
Un jeu de données n'apparaît que si le module concerné est actif pour votre club et si votre rôle a la permission correspondante. Beaucoup de jeux ont deux portées : « Tout le club » pour les responsables, « Mes données » pour les autres. Les données de masse et centrage ou de performances ne sont pas exportables.
Vingt-sept « exports génériques » sont prêts à l'emploi, par exemple « Membres actifs », « Réservations du mois », « Heures par aéronef », « Carnet de vol de l'année », « Débits en attente de règlement » ou « Certificats médicaux à échéance ».
Télécharger un export
- Ouvrez « Exports », cherchez ou filtrez par jeu de données. L'étoile met un export en favori.
- Sur la carte de l'export, cliquez sur le bouton du format pour télécharger immédiatement.
- Si l'export a un filtre « Demandé à l'exécution », le bouton « Exécuter » ouvre un petit formulaire : période (« Aujourd'hui », « Ce mois », « Mois dernier », « Cette année », « Dates précises »…) et valeurs. Choisissez le format puis « Télécharger ».
Les formats sont CSV, Excel (xlsx), JSON, PDF et calendrier (.ics). Le calendrier n'existe que pour les réservations et les vols découverte, en mode liste. Pour le CSV, vous pouvez choisir le séparateur (point-virgule par défaut, virgule ou tabulation), l'encodage (UTF-8 ou ISO-8859-15), la présence d'un BOM pour Excel, la virgule décimale et le format des durées.
Créer un export personnalisé
Le bouton « Nouvel export » est visible avec la permission de créer des exports. L'écran propose les étapes suivantes : choisir un jeu de données, les colonnes, les filtres (figés ou demandés à l'exécution, combinés en « tout » ou « au moins une » condition), le tri, le mode de sortie et le partage.
- Mode « Liste » : une ligne par enregistrement.
- Mode « Synthèse » : regroupement avec calculs (nombre, total, moyenne, minimum, maximum).
- Un aperçu des 25 premières lignes est possible sans enregistrer.
Le partage se règle entre « Privé », « Certains rôles » et « Tout le club ». Les destinataires peuvent exécuter et dupliquer un export, pas le modifier.
Les classeurs
Un « Classeur » assemble plusieurs exports en un seul fichier : un onglet par export en Excel, une section par export en PDF, un fichier CSV par export dans une archive ZIP, ou un JSON. Un classeur contient 12 exports au maximum, avec des noms d'onglet limités à 31 caractères et une période commune possible. Les lignes sont calculées avec les droits de la personne qui télécharge : un export auquel elle n'a pas accès est signalé comme non inclus.
Envois planifiés
Avec la permission de planifier, le bouton « Planifier » d'un export ouvre la page « Envois planifiés ».
- Fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle (jour du mois de 1 à 28), à l'heure pleine de votre choix.
- Destinataires : adresses e-mail (20 au maximum), rôles destinataires pour qui a le droit de partager, ou une copie pour vous-même.
- Option « Ne rien envoyer si aucune donnée ».
Le fichier est envoyé en pièce jointe. Le traitement tourne une fois par heure : l'envoi a lieu dans l'heure qui suit l'heure choisie, pas à la minute près. Il s'exécute avec les droits du propriétaire de l'envoi et échoue si le module est coupé, si le droit est perdu ou si l'export n'est plus visible. « Envoyer maintenant » permet un envoi immédiat par le propriétaire.
Limites et historique
Un export est limité à 50 000 lignes (la mention « Tronqué » apparaît dans l'historique) et chaque membre peut lancer 60 exécutions par heure. La page « Historique » liste les exécutions avec le nombre de lignes, le format et l'origine. Un membre sans droit d'administration ne voit que ses propres exécutions.
Questions fréquentes
Pourquoi ne vois-je pas tel jeu de données ?
Il dépend du module concerné (actif dans votre club) et de la permission de votre rôle. Sans la permission « tout le club », seule la portée « Mes données » est proposée, quand elle existe.
Puis-je exporter en ZIP ?
Seulement pour un classeur, qui produit alors un fichier CSV par export dans une archive ZIP.
À quelle heure part un envoi planifié ?
L'envoi est traité une fois par heure : il part dans l'heure qui suit l'heure choisie.
Mon export est limité, pourquoi ?
Un export contient au plus 50 000 lignes. Au-delà, il est tronqué : affinez vos filtres ou découpez par période.