Deux facturations coexistent et il faut les distinguer.
- Le club facture ses membres : heures de vol, cotisations, articles. C'est le module Paiements.
- Prepavol facture le club : l'abonnement et les modules activés. C'est le menu Facturation.
Le club facture ses membres
Le module Paiements (menu « Paiements ») gère les comptes des membres. Les droits sont répartis en voir son propre compte, voir tous les comptes, gérer et régler les paramètres.
Comptes et mouvements
La section « Comptes des membres » montre le solde de chaque membre, le total dû par les débiteurs, le total en crédit et le nombre de comptes débiteurs, avec un filtre « Tous », « Débiteurs » ou « En crédit ». La fiche d'un membre affiche son relevé de compte et permet d'ajouter un « Nouveau mouvement » en crédit ou en débit (espèces, chèque, virement, ANCV, carte ou régularisation).
Tarifs des heures de vol
Le prix d'un vol se calcule à la clôture, dans cet ordre : la grille de tarifs des réservations (« Tarif horaire », « Frais d'instruction », « Minimum facturé », avec dates de validité, par aéronef et éventuellement par type de vol), puis, à défaut, le prix de la fiche de l'aéronef (prix par heure en commandant de bord et en double commande). Le type de vol fixe le mode : standard, double commande ou gratuit. La base est le compteur Hobbs ou le temps bloc, arrondi à la minute ou au dixième d'heure.
Le montant est débité sur le compte du pilote à la validation du vol, uniquement si le module Paiements est actif. Voir Réserver un avion, partir en vol et clôturer le vol.
Factures aux membres
Une facture est créée automatiquement pour chaque débit (vol, cotisation). Le numéro suit le modèle PRÉFIXE-ANNÉE-N (le préfixe par défaut est FA). Le menu « Factures » permet de la télécharger en PDF, et un membre ne voit que les siennes. Le format Factur-X n'est produit que si le numéro SIREN du club est renseigné. Le club peut indiquer s'il est assujetti à la TVA et le taux.
Articles, cotisations et exports comptables
Les articles se classent en cotisation, boutique, forfait d'heures, vol découverte, frais et autre. Trois méthodes de débit sont proposées : automatique complet, lancement manuel par le club, ou solde du compte pilote uniquement. Le renouvellement des cotisations peut être automatique. Deux exports comptables existent : le journal des écritures (CSV) et le fichier des écritures comptables (FEC) au format du contrôle fiscal.
Paiement en ligne
Le paiement en ligne passe par Stripe Connect, depuis Réglages, onglet Stripe, « Configurer l'encaissement en ligne ». Les fonds vont directement sur le compte Stripe du club. Les membres peuvent alors :
- « Recharger mon compte » de 1 à 5 000 € ;
- « Enregistrer une carte », avec un mode de débit automatique de la carte quand le solde est négatif d'au moins 1 € (sans nouvelle tentative pendant 48 heures après un échec) ;
- payer un vol découverte par carte.
L'offre publique annonce « Gratuit + 1 % » pour l'encaissement en ligne : la commission de plateforme est de 1 % par défaut et se règle dans les paramètres du club. Cette fonction n'est disponible que si le paiement en ligne est activé sur la plateforme.
Prepavol facture le club
L'abonnement est composé d'un socle et de modules à la carte. Le prix dépend du nombre de membres actifs (paliers Local, Club, Grand club, Réseau) et un pilote indépendant dispose d'une offre solo. Les tarifs en vigueur sont publiés sur prepavol.fr/#pricing, qui fait foi.
Le menu « Facturation » contient :
- « Abonnement » (/billing/) : votre formule ;
- « Modules & options » (/billing/modules/) : les modules activés, avec l'historique de facturation et la facture de chaque période ;
- « Factures » (/billing/invoices/) : date, montant hors taxes, TVA, montant TTC, statut et téléchargement ;
- « Gérer le paiement », qui ouvre le portail de paiement quand votre club en dispose.
Voir ses factures demande la permission de consulter la facturation, et les modifier celle de la gérer.
Essai gratuit
L'essai est gratuit, sans engagement et sans carte bancaire, et rien n'est débité pendant l'essai. Sa durée est indiquée à l'inscription. L'étape « Enregistrez votre moyen de paiement » peut être reportée avec le bouton « Plus tard ».
Résilier
Selon les conditions générales de vente, la résiliation se fait depuis l'espace de facturation ou par e-mail à [email protected], et prend effet en fin de période en cours. Aucun remboursement au prorata n'est prévu. En cas de doute sur votre situation, écrivez-nous : voir Contacter le support.
Questions fréquentes
Quelle différence entre le module Paiements et la facturation Prepavol ?
Le module Paiements sert à votre club pour facturer ses membres (heures de vol, cotisations). La facturation Prepavol concerne ce que le club paie à Prepavol pour son abonnement et ses modules.
Où trouver mes factures Prepavol ?
Dans le menu « Facturation », page « Factures » (date, montants hors taxes et TTC, statut) ou « Modules & options » pour l'historique par période.
Le débit d'un vol sur le compte du pilote est-il automatique ?
Il a lieu à la validation du vol, uniquement si le module Paiements est actif. La validation est manuelle ou automatique selon le réglage du club.
Comment résilier mon abonnement ?
Depuis l'espace de facturation ou par e-mail à [email protected]. L'effet est en fin de période en cours, sans remboursement au prorata, d'après les conditions générales de vente.