Le module Réservations regroupe le planning des avions et des instructeurs, la création des créneaux, le départ en vol, le retour de vol avec les horamètres et la clôture. Il est accessible depuis le menu latéral, section « Réservations », à condition que le module soit activé pour votre club et que votre rôle en ait la permission.
Lire le planning
Le planning s'ouvre sur /reservations/ (entrée « Planning » du menu). Vous pouvez :
- basculer entre les vues « Jour » et « Semaine », en orientation horizontale ou verticale ;
- limiter l'affichage à « Tout », « Appareils » ou « Instructeurs » ;
- chercher avec « Rechercher… » et affiner avec le menu « Filtres » : « Mes réservations », « Types de vol », « Statut », « Type d'avion », « Pilote », « Instructeur » ;
- naviguer avec « Précédent », « Aujourd'hui » et « Suivant ».
Chaque type de vol a sa couleur et son style (plein, bordure ou hachuré). La légende n'affiche que les éléments présents à l'écran : en attente d'autorisation, indisponibilité, atelier, réservation externe, nuit aéronautique, crépuscule. La bande jaune sous chaque appareil indique le temps de vol réel. Un responsable peut changer libellés, couleurs et styles dans les paramètres des réservations, section « Apparence du planning ».
Le bouton « S'abonner au calendrier » génère un lien personnel au format ICS, que vous pouvez ajouter à votre agenda. Il est régénérable si vous voulez invalider l'ancien lien.
Créer une réservation
- Cliquez sur « Réserver un créneau », ou faites un cliqué-glissé sur une ligne libre du planning. La fenêtre « Nouvelle réservation » s'ouvre.
- Renseignez le « Type de vol », le « Début » et la « Fin », puis l'« Aéronef » et, selon le type, l'« Instructeur ». Le champ « Pilote » n'est modifiable que si vous avez le droit de réserver pour un autre membre.
- Complétez si besoin la « Nature du vol » (VFR de jour, VFR de nuit ou IFR), la « Destination », le « Briefing », le « Temps moteur prévu », les co-pilotes ou passagers et les notes.
- Surveillez le message de vérification des disponibilités : « Créneau disponible », « Points de vigilance à confirmer » ou « Conflit bloquant ». Si un avertissement d'aptitude au vol s'affiche, cochez « J'ai pris connaissance des avertissements » pour continuer.
- Consultez l'« Estimation du coût » si elle est affichée, puis enregistrez.
La réservation reçoit une référence de la forme PRÉFIXE-n (le préfixe par défaut est RES, réglable par le club) et un statut : « Confirmée », ou « En attente d'autorisation » si le type de vol impose une validation.
Pourquoi une réservation est refusée
La vérification des conflits est faite en direct. Voici ce qui bloque réellement une réservation :
- l'aéronef, l'instructeur ou le pilote est déjà pris sur le créneau ;
- la ressource est marquée indisponible, ou le créneau tombe dans une fermeture récurrente ;
- le créneau est dans le passé, ou en dehors des horaires d'ouverture réglés par le club ;
- l'horizon de réservation (90 jours par défaut), le préavis minimum ou le quota de réservations actives du club est dépassé ;
- l'avion est immobilisé à l'atelier (seulement si le module Atelier est actif) ;
- le pilote est débiteur (seulement si le module Paiements est actif) ;
- une réservation Aerogest existe déjà sur le créneau, selon le réglage choisi par le club (ignorer, avertir ou bloquer).
Certains points ne sont que des avertissements : un co-pilote déjà réservé, une restriction à vérifier selon le type de vol, un conflit possible avec l'atelier. Les responsables qui ont le droit de tout gérer voient les contraintes de politique (horaires, horizon, préavis, quota) rétrogradées en avertissements.
Aptitude au vol
Le club choisit une politique de contrôle d'aptitude : « Désactivé », « Avertir » (valeur par défaut) ou « Bloquer ». Elle s'appuie sur les échéances calculées par le module Maintien de compétences et le carnet de vol : médical, prorogation SEP, récence jour, et selon la nature du vol récence de nuit ou qualification IR. Les règles de club de niveau « Blocage des réservations » bloquent même si la politique est sur « Avertir » (mais pas si elle est sur « Désactivé »). Les gestionnaires peuvent passer outre.
Autorisation préalable
Un type de vol peut exiger une autorisation (vol solo supervisé, ou validation avant confirmation). La réservation passe alors « En attente d'autorisation ». Les validateurs la traitent depuis « Autorisations en attente » avec « Autoriser » ou « Refuser » (avec un motif). Une relance part si la demande reste en attente à moins de 48 heures du vol.
Modifier ou annuler
Ouvrez la réservation, puis « Modifier la réservation » (possible pour les statuts « En attente d'autorisation » et « Confirmée »). Changer le type de vol ou l'instructeur peut remettre la réservation en attente d'autorisation. Pour annuler, utilisez la section « Annulation », saisissez le motif et cliquez sur « Confirmer l'annulation ». Le club peut fixer un « Délai d'annulation » en minutes, sans effet pour les gestionnaires. Une annulation à moins de 48 heures du vol est tracée avec une priorité « Alerte » dans le journal des évènements.
Départ en vol
Le menu « Départ en vol » liste vos réservations confirmées du jour ou à venir (un gestionnaire voit celles de tous). Vous indiquez le terrain de départ et le nombre de passagers, puis vous parcourez la checklist configurée par le club.
- L'horamètre de départ n'est pas saisi : il est repris automatiquement du dernier relevé de l'avion. Si aucun horamètre n'est enregistré pour cet avion, un message vous le signale.
- Si un blocage d'aptitude existe, le départ est bloqué. Seul un responsable avec le droit de forcer un départ peut passer outre, et l'action est journalisée.
- La remise des clés peut être configurée par le club : aucune, par code, ou par webhook.
Retour de vol et clôture
Au retour, ouvrez « Retour de vol » et renseignez :
- l'horamètre au retour, qui doit être supérieur à celui du départ (sauf si vous cochez « Compteur remplacé »), ou les heures de départ et d'arrivée : l'une des deux valeurs est calculée à partir de l'autre ;
- le terrain d'arrivée, les touchés, le carburant et l'huile ;
- les anomalies éventuelles, avec leur gravité : « Information », « Mineure », « Majeure » ou « Immobilisation » ;
- les remarques.
Le nombre d'atterrissages est le nombre de touchés plus l'atterrissage final. Cliquez sur « Clôturer le vol » : les compteurs de l'avion sont mis à jour et une ligne est créée dans le carnet de vol du pilote, avec une ligne pour l'instructeur s'il y en a un. Une anomalie « Immobilisation » rend l'avion indisponible sur le planning (si le module Atelier est actif, l'anomalie et les relevés lui sont transmis).
Facturation des heures de vol
À la clôture, le montant du vol est calculé d'après le tarif de l'avion et le mode de facturation du type de vol (standard, double commande ou gratuit), sur la base du compteur Hobbs ou du temps bloc, arrondi à la minute ou au dixième d'heure. La transmission au compte du pilote n'a lieu que si le module Paiements est actif, et seulement après validation du vol : manuelle (un gestionnaire clique sur « Valider le vol ») ou automatique, selon le réglage du club. Voir Facturer ses membres.
Notifications
Les réservations déclenchent des e-mails : confirmation, modification, annulation, demande d'autorisation et réponse, rappel avant le vol (par défaut 24 heures avant, avec d'autres délais possibles de 72 à 1 heure), alerte de retour en retard (30 minutes par défaut) et rappel de préparation du dossier de vol.
Questions fréquentes
Pourquoi ne puis-je pas choisir un autre pilote dans une réservation ?
Le champ « Pilote » n'est modifiable qu'avec le droit de réserver pour un autre membre. Demandez à un responsable de votre club si votre rôle doit l'inclure.
Mon départ en vol est bloqué, que faire ?
Le blocage vient de l'aptitude au vol (médical, récence, règle du club). Consultez votre page « Aptitudes EASA » pour voir l'échéance concernée. Seul un responsable disposant du droit de forcer un départ peut passer outre, et l'action est journalisée.
Le carnet de vol est-il rempli automatiquement après un vol ?
Oui, à la clôture du retour de vol, une ligne de carnet est créée ou mise à jour pour le pilote (et une pour l'instructeur le cas échéant).
Comment ajouter les réservations à mon agenda ?
Utilisez « S'abonner au calendrier » sur le planning : le lien ICS est personnel. Si vous le régénérez, l'ancien lien cesse de fonctionner.