Ce guide suit l'ordre naturel de la mise en route d'un aéroclub ou d'une école : créer le club, faire venir les membres, régler les droits, activer les modules utiles, puis personnaliser son compte.
Créer son club
Rendez-vous sur prepavol.fr/onboarding/. Le premier écran propose « Aéroclub / École » ou « Pilote indépendant ». L'inscription se déroule en trois étapes : « Club », « Identité légale » et « Votre compte ».
Vous devez fournir notamment : le club (choisi dans le registre DSAC), son numéro SIRET à 14 chiffres (avec une recherche dans la base INSEE), l'aérodrome, le sous-domaine de votre club sous la forme nom.prepavol.fr, votre nom, votre prénom, votre e-mail, un téléphone français et un mot de passe (au moins une majuscule et un chiffre). Un code à 6 chiffres envoyé par e-mail, valable 15 minutes, confirme votre adresse. L'inscription avec un compte tiers est aussi proposée.
L'essai est gratuit, sans engagement et sans carte bancaire. Sa durée est indiquée à l'inscription et rien n'est débité pendant l'essai. Voir Facturation et abonnement.
Le gérant doit ensuite compléter son compte : e-mail vérifié, double authentification activée, vérification d'identité et abonnement. La double authentification est donc obligatoire pour le gérant.
Faire venir ses membres
À la première connexion, l'écran « Bienvenue sur Prepavol ! » demande comment importer vos données : « Connexion Aerogest », « Connexion OpenFlyers » ou « Configuration manuelle ».
- Aerogest : vous saisissez vos identifiants Aerogest Online (ils ne sont pas conservés). Prepavol importe la liste des pilotes (nom, prénom, e-mail, photo) et les crée au statut « invité », avec un e-mail d'invitation. Les aéronefs et les réservations ne sont pas importés à cette étape. Ensuite, chaque membre peut connecter son propre compte Aerogest pour synchroniser ses réservations et ses vols.
- OpenFlyers : connexion par API, qui demande une configuration côté club.
- Manuel : vous ajoutez les pilotes un par un, chacun reçoit une invitation par e-mail.
Importer un fichier
Avec la permission de modifier les membres, deux outils sont disponibles pour un club.
- « Importer des membres » (/members/import) accepte un fichier CSV, XLS ou XLSX de 5 Mo maximum avec les en-têtes en première ligne. Le prénom, le nom, l'e-mail et la date de naissance sont requis. Vous pouvez choisir un rôle pour tous et cocher « Envoyer les invitations par e-mail ».
- « Migration de données » (/members/migrate) importe des membres, la flotte ou l'historique de vols depuis un CSV de 8 Mo maximum. Le logiciel source est OpenFlyers ou « Générique / autre ». Un rapport indique les lignes créées, mises à jour, ignorées et en anomalie.
Inviter
La page /members/invite (permission d'inviter) permet d'inviter une personne ou plusieurs, en choisissant un rôle. Le lien d'invitation est valable 30 jours. Le membre renseigne son identité, ses coordonnées et un mot de passe (ou se connecte avec un compte tiers), puis vérifie son e-mail.
Les inscriptions publiques depuis /rejoindre/ sont fermées par défaut. Dans /members/settings vous pouvez les passer en « Approbation manuelle » ou « Automatique ».
Définir les rôles
La page /settings/roles/ (permission de gérer les rôles) permet de créer un rôle, ou de partir d'un modèle (instructeur, élève pilote, secrétaire, pilote confirmé, mécanicien) puis d'ajuster les permissions. Le propriétaire du club a toutes les permissions. Les droits que vos membres voient dans l'application, et leur accès aux modules, découlent de leur rôle.
Activer les modules du club
La page « Modules & options » (/billing/modules/, avec la permission de gérer la facturation) liste les modules. Cochez « Actif » puis « Appliquer les changements ». Les modules requis se cochent automatiquement (mention « Nécessite »). Le socle et les paiements sont inclus dans l'offre et ne peuvent pas être désactivés. Désactiver un module rend ses fonctionnalités indisponibles pour tous les membres du club.
Sécuriser la connexion
- Après 5 essais infructueux, la connexion est bloquée pendant 15 minutes.
- « Se souvenir de moi » garde la session 30 jours, sauf si le club a désactivé la connexion persistante. Le club règle aussi la durée d'inactivité avant expiration de session (de 15 à 480 minutes).
- La double authentification passe par une application de codes à usage unique. Le club peut l'exiger pour tous les membres, avec un appareil de confiance valable 30 jours.
- Un compte pilote solo est limité à 2 appareils.
- Les boutons de connexion avec un compte tiers (Google, Apple, Microsoft, Discord, etc.) n'apparaissent que si le fournisseur est activé sur la plateforme.
Langue, thème et application mobile
Langue. Prepavol est disponible en 19 langues. Par défaut, il suit la langue de votre navigateur ou de votre appareil. Le sélecteur de langue propose en première entrée « Langue de l'appareil » (automatique), puis la liste. Un choix explicite est enregistré sur votre compte et vaut sur tous vos appareils. Certains textes peuvent encore s'afficher en anglais dans les langues les moins complètes.
Thème. Trois choix : clair, automatique (suit le système) et sombre. Le choix est mémorisé dans le navigateur : il est propre à chaque appareil et n'est pas lié au compte.
Application mobile. L'application iOS et Android utilise votre compte habituel (avec le code à usage unique si la double authentification est active) et est incluse dans l'abonnement. Son accès est ouvert progressivement : consultez app.prepavol.fr pour son état actuel. Une bêta est accessible sur demande depuis prepavol.fr/beta/ pour les comptes dont l'abonnement est actif, les comptes en essai n'y étant pas éligibles.
Questions fréquentes
Peut-on importer les aéronefs et les réservations d'Aerogest à l'inscription ?
Pas à l'étape d'accueil : elle importe la liste des pilotes. Une reprise d'historique des réservations Aerogest existe ensuite dans les réglages des réservations, et chaque membre peut synchroniser ses vols depuis son compte.
Pourquoi la double authentification m'est-elle demandée ?
Elle est obligatoire pour le gérant du club afin de protéger le compte. Le club peut aussi l'exiger pour tous ses membres.
Comment changer la langue de l'interface ?
Utilisez le sélecteur de langue de la barre supérieure. Choisissez « Langue de l'appareil » pour suivre automatiquement votre navigateur, ou une langue précise pour la fixer sur votre compte.
Mon thème sombre ne se retrouve pas sur mon téléphone, pourquoi ?
Le thème est mémorisé dans le navigateur de chaque appareil, il n'est pas enregistré sur le compte. Réglez-le sur chaque appareil, ou laissez-le sur automatique.